Organigrama:
Un Organigrama es un modelo que representa de manera gráfica
la estructura formal de la organización de una empresa.
Es una herramienta que ayuda a mostrar de una manera
simplificada la realidad compleja de una organización constituida por los
procesos de división del trabajo y de coordinación que se siguieron para
estructurar la organización.
Generalmente éste se hace al mismo tiempo que nace una
organización para dejar en claro los puestos jerárquicos y la organización de
la compañía.
Es importante que esta representación de la compañía se
mantenga actualizada, no puede ser algo estático.
Si al momento de diseñar el organigrama no se lo realiza de
forma fiel a la realidad, se podrían generar confusiones en cuanto a la toma de
decisiones en la organización, autorizaciones y cuestiones similares.
Un organigrama cumple dos funciones principales:
En primer lugar, es informativo, ya que a los nuevos
integrantes de la compañía les servirá para orientarse, y también a los más
antiguos que hayan olvidado alguna posición y necesiten recordar los diversos
niveles y áreas jerárquicas.
Esto genera que el trabajador se ubique en la organización y
sepa, principalmente, quién es su jefe, a qué área pertenece, qué naturaleza de
trabajo tiene que hacer y principalmente saber cómo aporta su trabajo de área
hacia los objetivos de la organización.
En segundo lugar, es una herramienta para el análisis
organizacional, ya que como instrumento de análisis servirá para detectar
fallas en la estructura, ya que en un organigrama vemos claramente cada unidad
o departamento y la relación con otras unidades. Siendo así, si
algo está funcionando mal podemos estudiar el gráfico para entender y de este
modo solucionar una situación.
Tipos de organigrama:
Existen varios tipos de organigrama, que pueden adecuarse a
la estructura organizacional de acuerdo al modelo que se adapte más a una
empresa.
*Organigramas analíticos: Son
específicos, brindan información detallada y pueden servir de complemento para
otras fuentes de información.
*Organigramas generales: Muestra sólo las
unidades de mayor importancia, se los denomina con este nombre por ser los más
comunes.
*Organigramas suplementarios: Son
aquellos que se usan para analizar un departamento en particular y sirven como
complemento de los del primer tipo.
*Organigrama vertical: Es el organigrama
clásico, uno de los más utilizados en las empresas. Representa claramente la
estructura jerárquica.
*Organigrama horizontal: Es semejante al
organigrama vertical, con la diferencia de que los cargos no aparecen uno sobre
otro, sino distribuidos de lado a lado. Tiene como objetivo reducir el impacto
que causa la distribución vertical. Con los cargos distribuidos
horizontalmente, disminuye el riesgo de que el empleado sienta que su función
tiene menos importancia dentro de la empresa.
*Organigrama circular: Es utilizado para
mostrar el sistema de grandes empresas. En el centro del círculo, se ubica la
máxima autoridad, y a partir de él los otros cargos de adentro hacia afuera
conforme a la jerarquía.
*Organigrama radial: Es similar al
organigrama circular, pero con la diferencia de que la jerarquía no es lo más
importante. El objetivo principal es resaltar la importancia del trabajo en
equipo para el buen funcionamiento de la organización. También se utiliza en
grandes empresas. Tanto el radial como el circular se utilizan en
organizaciones sin ánimo de lucro.
Importancia de un organigrama en una empresa
Al planificar la comunicación interna y el flujo de trabajo,
estructurar un organigrama es fundamental para agilizar los procesos.
El organigrama tiene como objetivo presentar, de forma
clara, objetiva y directa, la estructura jerárquica de la empresa. Ayuda a la
división interna, pero también contribuye a agilizar procesos y reducir
barreras entre la empresa y agentes externos, como proveedores y socios.
Al establecer la estructura organizacional de la empresa y
hacerla visible a todos los cargos (desde los directores hasta los empleados)
la empresa conquista ventajas importantes respecto a la organización interna.
Una de estas es una mejor visualización de los cargos
ocupados por cada uno, permitiendo que se sepa a quién está conectado
jerárquicamente el empleador. Utilizado de manera estratégica, puede facilitar
los procesos dentro de la empresa.
Cursograma:
Los cursogramas son una herramienta que permite visualizar
de forma gráfica los procedimientos de la empresa y detectar con facilidad
cualquier error, repetición o demora innecesaria (por ejemplo, materiales que
se compran sin controlar el stock existente, falta de alertas de cobro o pago,
documentos inútiles).
El describir los procesos de la empresa, en un cursograma,
tal como son en la actualidad, ayudará a descubrir y corregir ineficiencias.
Existen normas formales para su presentación en proyectos
oficiales, pero para construir un cursograma de uso interno o planear un
proceso, solo hace falta tener en cuenta los símbolos que representan las distintas acciones.
Símbolos:
*CÍRCULO: representa
una acción en general (emitir una factura, llamar, entregar un producto, etc.).
*CUADRADO: indica
una acción de control (autorización de gasto, cotejo de remitos, calidad,
etc.).
*SEMIÓVALO:
representa una demora en el proceso.
*TRIÁNGULO: es un
archivo definitivo.
*TRIÁNGULO INVERTIDO:
señala un archivo transitorio.
*ROMBO:
representa una alternativa de acción.
*RECTÁNGULO: representa
un documento de cualquier tipo.
*FLECHA: une los
símbolos e indica el traslado de un documento, un producto o simplemente el
curso de la acción.
Un cursograma se construye siempre de izquierda a derecha y
de arriba hacia abajo. La hoja se separa en columnas en las que se ubican los
distintos participantes del circuito.
Usos:
• Evitar la anarquía, que
cada uno haga lo que quiera.
• Sirven de base para
futuros controles y evaluación de procedimientos.
• Para dar un orden
racional a los procesos.
.
Pautas para diagramar:
• Simbología previamente
definida
• Diagramación en cascada,
general se comienza en el borde izquierdo superior
• Si continúan en otro
cursograma o página se utiliza conector
• Se debe indicar de cada
comprobante le números de copias y el destina de cada una
• Cada proceso debe llevar un
número
• Los sectores externos no se
grafican
• Evitar los narrativos
• Información que brindan
Los cursogramas permiten conocer:
• Unidades funcionales: Son
todas las unidades tanto de la organización como fuera de ella que
participan en el procedimiento.
• Las operaciones que se
llevan a cabo, los controles que se realizan en los procedimientos y las
decisiones que se toman como consecuencia de los controles.
• Formularios y soportes de
información involucrados en el procedimiento: cuántos formularios se emiten
cada vez, cómo se distribuyen y hacia dónde se dirigen.
• Distintos cursos de acción
posible dentro del procedimiento.
• Cómo se ordenan los archivos
y de qué tipo son.
Normas IRAM: Para graficar los
cursogramas vamos a tener en cuenta las normas dictadas por el Instituto
Argentino de Normalización y Certificación (en sus comienzos Instituto
Argentino de Racionalización de Materiales) referidas a cursogramas.
Las normas son:
a) Norma 34501 – Símbolos para la representación gráfica: se
refiere a la simbología a utilizar en los cursogramas.
b) Norma 34502 – Técnicas para la representación gráfica: se
refiere a las técnicas de diagramación.
c) Norma 34503 – Lineamientos generales para el diseño de
los formularios para la representación gráfica: se refiere a los formularios
utilizados para dibujar los cursogramas.
Norma IRAM 34503:
Esta norma establece los lineamientos generales para diseñar
los formularios en los que se representaran los cursogramas.
Norma IRAM 34502:
Esta norma establece las técnicas a utilizar en la
representación gráfica de procedimientos administrativos.
Workflow:
El Workflow (también llamado flujo de trabajo) consiste en
el estudio de aspectos operacionales de una actividad de trabajo; cómo se
realizan y estructuran las tareas, cuál es su orden correlativo, como están
sincronizadas, como fluye la información y como se hace su seguimiento.
Sirve para que cualquier empresa que pueda llevar a cabo
todos sus procesos de forma rápida y ordenada. Dentro del Marketing permite
arrojar respuestas y desencadenar acciones concretas para diferentes usuarios.
De esta manera aumenta la tasa de conversiones y augura mayor generación de
leads que acaben siendo clientes, ya que permite arrojar respuestas personales
y enfocadas en diferentes intereses de cada miembro de la audiencia. Se plantea
un análisis de los datos de los consumidos y aprovecha para aumentar los
beneficios, genera buenas sensaciones en el público, al mostrar el interés de
las firmas por darles lo que les interesan o necesitan.
Tipos de Workflow:
Dentro de los sistemas de flujo de trabajo se puede
establecer una categorización que nos dejaría tres tipos de Workflow:
Workflow Ad Hoc: aquí las reglas y normas
del sistema pueden ser creadas y modificadas durante el proceso de trabajo.
Workflow de producción: en este caso, la
dirección del flujo de trabajo es más o menos fija y corresponde a acciones
dentro de la empresa preestablecidas y conocidas por todos.
Workflow administrativo: este es un flujo
de trabajo que se encuentra en medio del workflow ad hoc y el de producción, debido
a que engloba actividades sin estructura definida, previsibles, repetitivas y
basadas en reglas de ejecución bastante sencillas.
Objetivos de Workflow
Esta automatización informática y esta organización han sido
desarrolladas en base al cumplimiento de una serie de objetivos, tales como:
*Mejorar las comunicaciones dentro de la empresa haciéndolas
más sencillas, más ágiles y mucho más seguras.
*La creación corporativa de trabajos se ve considerablemente
optimizada.
*Realizar una división del trabajo más clara y comprensible
por parte de todos los departamentos de la empresa. Así se consigue la
realización de tareas mucho más efectivas.
*Ahorrar tiempo y mejorar la productividad del negocio.
*Mejorar la atención y servicio al cliente.
*Integrar la totalidad de los procesos empresariales.
*Optimizar la circulación de la información.
*Mejorar el proceso interno de toma de decisiones.
*Lograr un sentimiento de pertenencia al grupo. Los
empleados de una empresa se sienten gracias al workflow mucho más reconocidos y
valorados.
Workflow se relaciona con: La
automatización de los procedimientos donde los documentos, la información o
tareas son pasadas entre los participantes del sistema de acuerdo a un conjunto
de reglas previamente establecidas. Es un conjunto de métodos y tecnologías que
nos ofrece la facilidad de modelar y gestionar diversos procesos que ocurren
dentro de una empresa, se reacciona tan rápido como sea posible.
Importancia de Workflow en una Organización:
Esta herramienta de gestión, permite entonces la
automatización de las actividades que componen un negocio, mediante un flujo de
información que define las tareas y sus encargados, el tiempo dado para la
ejecución, las reglas preestablecidas y el control del proceso en su conjunto.
Glosario:
*Leads: Palabra habitual en equipos de venta y
marketing para referirse a una persona que nos ha facilitado sus datos de
contacto.
*Tasa de conversión: Es producto de la relación
establecida entre los visitantes que se implemente visitan una página web y los
que además de visitarla convierten en ella a través de una acción, para
cualquier empresa.
*Augura: Predecir un acontecimiento futuro.
Bibliografía:
·
Guía Nº3: La estructura de las organizaciones
(Universidad Nacional de Luján, Lic. Gabriela Nobúa.)
·
Guía Nº4: Procedimientos administrativos
(Universidad Nacional de Luján, Prof. Fabián Borea.)
·
Guía Nº7: Cursogramas y otras herramientas
(Universidad Nacional de Luján, Lic Gabriela Nobúa.)
Página web:
https://es.wikipedia.org/wiki/Flujo_de_trabajo (Visto por
última vez: 16/6/19 a las 21:25)
